Digitalizace rozvíjejících se firem: Vyladěné firemní procesy. Data na jednom místě. Úspory a efektivita.

Hodně se o tom mluví, nejsou dva lidé, kteří by to chápali zcela stejně a někdo si pod tímto pojmem nepřestaví vůbec nic. Jak se na „digitalizaci ve firmách“ díváme v HELIsmile?

„Odborně“ se v souvislosti s digitalizací firmy hovoří o integraci moderních technologií do každodenního chodu organizace.  

Ale co to vlastně znamená? V HELIsmile nejčastěji řešíme tyto okruhy:

• Evidence a sledování zakázek a sledování výroby.
• Plné propojení online objednávkových systémů a e-shopů (pro B2B i B2C klienty) s informačním systémem.
• Digitalizace příjmu a výdeje materiálu a kompletní sledování materiálových zásob.
• Automatické načítání faktur a jejich on-line schvalování.
• Podpora pro obchodníky, skladníky a další zaměstnance díky přístupu k informačnímu systému z webové aplikace (z mobilu, tabletu i počítače).
• Online objednávkový systém pro zákazníky.
• Podpora školení pro zaměstnance.
• Plánování výroby.
• Finanční a jiné přehledy dostupné vedení firmy, zaměstnancům, ale i zákazníkům (s ohledem na jejich oprávnění k přístupu k různým informacím).
• Automatizace tvorby cenových nabídek pro klienty
• Digitalizace pracovních postupů, intranet pro správu interních informací dostupný všem zaměstnancům (s ohledem na jejich oprávnění k přístupu k různým informacím).

Jsou to tedy všechno procesy, které si každý z nás dovede představit.

Nestačí však jenom vyměnit papír za tablet, Excel za webovou aplikaci – tedy nahradit „staré metody novými“. Je dobré se komplexně podívat na firemní procesy a provést jejich optimalizaci s využitím nových technologií a aplikací. Dobře provedená digitalizace ale mění i samotné firemní procesy, a proto je opravdová digitalizace docela složitá.

Výsledkem správně provedení digitalizace není počet nových aplikací, dotykových obrazovek a dalších vymožeností. Výsledkem je automatizace, snížení chybovosti, úspora času a díky tomu dosažený růst efektivity firmy. Který je díky analýze dat přesně vypočítán.

Co je dobré pro jednoho, je zbytečné pro druhého, aneb „nechodit s kanónem na vrabce“

Na trhu je neuvěřitelné množství různých jednoúčelových aplikací i složitých komplexních řešení. Menší firmy ale hledají cenově dostupná a zároveň na míru přizpůsobená řešení. Proto jsme vybrali ty, o kterých si myslíme, že jsou v poměru cena/výkon nejlepší. A s těmito nástroji pak pracujeme. Informační systém HELIOS je nejrozšířenější u malých a středních firem. E-shopová platforma PrestaShop je zdarma a dá se nádherně přizpůsobovat. Prostředí pro zobrazování informací UMBRACO je robustní a využívá stejné technologie, jako informační systém HELIOS. Vše do sebe zapadá a výsledkem jsou cenově přístupná a funkční řešení.

Nevím kde začít, aneb raději postupně, než firmu paralyzovat komplexní změnou

Nabídky se na vás valí z různých stran. Velká komplexní řešení jsou drahá a složitá, tak často používáte jednotlivé aplikace. Mnohdy spolu nekomunikují. A postupně si práci spíše přidáte. Anebo, do žádné digitalizace vůbec nepustíte. Nebo naopak, snažíte se vše nasadit hned.

Co je správně?

Vždy se snažíme analýzu procesů a návrh na zlepšení udělat v celé šíři, komplexně. Z analýzy pak vyplyne celá řada doporučení. Zavést nový informační systém, který bude nově řídit i výrobu, úzce propojit informační systém s e-shopem, zavést komunikaci pomocí notifikací, postavit intranet pro bezproblémové sdílení informací pro jednotlivé zaměstnance a reporty pro management firmy, napojit se na software pro vytěžování dokumentů a tak dále. Pokud bychom vyměnili všechny systémy najednou, přes noc, místo digitální transformace bychom firmu paralyzovali. Zaměstnanci by pravděpodobně nebyli schopni akceptovat obrovské množství změn.

Doporučujeme tedy naplánovat celý digitalizační proces. Ale jeho zavádění rozdělit na etapy.

Kdy se do toho pustit?

Hned. U většiny navrhovaných řešení se dá spočítat její přínos a finanční návratnost. Tak proč nečerpat benefity co nejdříve?

Na co si dát ještě pozor?

S digitalizací úzce souvisí i témata zabezpečení dat a jejich zálohování. O kybernetické bezpečnosti se hodně mluví, ale v menších firmách se docela podceňuje. Ale to je už téma na jiný článek.

Ať jste firma obchodní, strojírenská, potravinářská, s výrobou i bez, nebo jakákoliv jiná, pojďme se společně podívat, jak vyladit vaše procesy a využít možností automatizace a digitalizace co nejvíce. Pojďme toho dosáhnout spolu.