HELIOS Easy pro Cinemart a.s.

HELIOS Easy v distribuční společnost CinemArt

CinemArt a.s. je jednou z největších filmových distribučních společností v České republice, zastupuje dvě ze šesti nejsilnějších hollywoodských studií: Universal a Paramount Pictures.

Díky CinemArt jsme mohli navštívit hollywoodské blockbustery i české a evropské filmy, třeba "Top Gun: Maverick", "Mimoni", "Já, padouch", "Bohemian Rhapsody", "Fakjů pane učiteli", "Co jsme komu zase udělali?" či "Šarlatán", "Ostrov", "Vánoční příběh" a mnoho dalších. Kromě distribuce se CinemArt věnuje i koprodukci vybraných českých titulů, například "Kolja", "Samotáři", "Tátova volha", "Bezva ženská na krku",  "Čtyřlístek ve službách krále", "Mimořádná událost" nebo "Vlastníci".

Původní účetní systém již přestal vyhovovat. Jako jeho náhradu si CinemArt pro vedení ekonomických agend vybral informační systém HELIOS Easy, balíček Ekonomika.

Kromě mateřské společnosti CinemArt a.s. v HELIOS Easy vede ekonomické agendy i dalších šesti dceřiných a partnerských společností. S výhodou tak využila 9 databází, které jsou v HELIOS Easy k dispozici v rámci základní ceny.

Po počátečním importu dat z předchozího software byly implementovány zejména dvě speciální funkcionality.

Import faktur vydaných z webového portálu pro kina Disfilm

Měsíčně jsou importovány tisíce faktur v českých korunách a eurech. Museli jsme se poprat se systémem číslování, kdy v HELIOS Easy je systém číslování víceméně pevně daný a nevyhovoval zavedenému systému. Kin, ze kterých se faktury importují, jsou stovky. Stále vznikají nové. To se týká hlavně letní sezóny, kdy začínají fungovat dočasná letní kina. Proto umí import zakládat nové zákazníky. Jejich základní kontrolu ověřují podle ARES a u slovenských subjektů z FINSTAT.

Implementace schvalování faktur přijatých pomocí e-mailu

Workflow je standardní součást HELIOS Easy. Pro její využití je však nutné, aby měli schvalovatelé do HELIOSu přístup. Implementovali jsme systém schvalování přijatých faktur pomocí e-mailové komunikace mimo HELIOS.  Po pořízení faktury přijaté a její realizaci odejde z HELIOSu e-mail osobě, která má fakturu schválit. Informace o schvalovateli je uvedena na faktuře. Obsahem e-mailu jsou vybrané údaje z přijaté faktury (datum, číslo faktury, dodavatel, text, částka s DPH) a samotná faktura je přiložena k e-mailu ve formátu pdf.  Schvalovatel odpoví na tento e-mail pomocí hlasovacích tlačítek "schvaluji" nebo "neschvaluji". HELIOS tyto e-maily prochází 1x denně. Na přijatou fakturu v HELIOSu přidá informaci o schválení nebo neschválení a datum. Faktura tak má celkem 4 statusy: schválená, neschválená, čeká na schválení, nerealizovaná). Pokud schvalovatel nereaguje, je mu po 3 dnech zaslána připomínka. Vyřešená je i situace, kdy z nějakého důvodu musí dojít k úpravě schvalovatele.

Údaj o schválení je povinným údajem pro možnost proplacení faktury. Neschválenou fakturu není možné vybrat do příkazu k úhradě.

Každá ze společností ze skupiny CinemArt používala vlastní e-mailový účet pro schvalování.

Celý systém je vyřešen službou, která běží na serveru a monitoruje přidělené e-mailové adresy a externími akcemi v HELIOSu.

Na jaře 2024 jsme čelili výzvě, která souvisela s přechodem společnosti k e-mailovému řešení poskytované společností Microsoft. To vyžaduje autorizaci oAuth2, na kterou systém pro workflow nebyl připraven. Zdánlivě jednoduchá záležitost se ukázala být extrémně složitou. Nicméně podařilo se ji vyřešit. Spolu s úpravou autorizace oAuth2 jsme systém pro workflow upravili tak, že využíval pouze jednu e-mailovou adresu pro všechny společnosti ve skupině. Uspořilo to vždy jedno předplatné Microsoft Office 365 v každé společnosti.

Výběr systému a jeho implementace probíhala pod taktovkou Cyrila Šmelhause, finančního ředitele a prokuristy společnosti. Původně měl v hledáčku nejnižší z rodiny HELIOS – HELIOS Red. I to byl jeden z důvodů, proč ke spolupráci oslovil společnost HELIsmile s.r.o. S HELIOS Red máme dvacetileté zkušenosti. HELIOS Red by však nebyl schopen nabídnout všechny potřebné funkcionality. Implementace HELIOS Easy byla sice náročnější než nastavení krabicového HELIOS Red, ale vše jsme zvládli.

„Když nevím, tak to vyzkouším. A většinou na to přijdu“, říká pan Šmelhaus. CinemArt je důkazem toho, že i pokročilý informační systém HELIOS lze začít ovládat bez náročných školení.

Ani obava pana Šmelhause z velké vzdálenosti mezi olomouckým poskytovatelem služeb a pražským CinemArtem se nenaplnila. Po úvodním osobním zaškolení v Praze již probíhá podpora vzdáleně z Olomouce bez problémů. 

Děkujeme, že si CinemArt vybral pro řešení ekonomických agend systém HELIOS. Připomínáme si to vždy, když v závěrečných titulcích skvělého filmu vidíme logo CinemArt.